Grupos y la auditoría nocturna

Bloques de habitaciones, y un cierre limpio de cada día

Aparta habitaciones para una boda o una conferencia, mira lo que el grupo ocupó noche por noche, deja que el resto vuelva a la venta en su fecha de liberación y cierra cada fecha de negocio con la auditoría nocturna.

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Un grupo en Holuway: la boda de Alvarez y Chen, su bloque noche por noche y por tipo de habitación, lo ocupado frente a lo apartado, su lista de huéspedes, la facturación y el organizador. — Pantallas reales, datos de muestraPantallas reales de Holuway, capturadas de la aplicación con una empresa de muestra: Harbor Light Inn en Galveston, Cypress Creek Cabin en Wimberley y Eastside Loft en Austin.

01 · Grupos

Cada grupo, con lo ocupado y su fecha de liberación

Bodas, empresas, tours, equipos y conferencias en una sola lista: sus fechas, las noches de habitación que apartan, cuánto han ocupado y cuánto falta para que lo que queda vuelva a la venta, para que la recepción llame al organizador a tiempo.

Tentativo o definitivo, con el organizador y cómo contactarlo
Lo ocupado se cuenta a partir de las propias reservas del grupo, así que nunca se desajusta
Las fechas de liberación en cuenta regresiva; un grupo también se puede liberar antes

Grupos en Holuway: los grupos de Harbor Light Inn con sus fechas, las noches de habitación que aparta cada uno, cuánto ocupó y cuándo se liberan sus habitaciones. — Pantallas reales, datos de muestra

02 · El bloque

Noche por noche, tipo por tipo de habitación

La página de un grupo muestra su bloque como una cuadrícula: cada noche, cada tipo de habitación, lo que aparta y lo que ocupó. Cambia una serie de noches y la vista previa dice qué saca de la venta o qué devuelve antes de guardar nada.

Un bloque solo toma habitaciones libres: nunca sobrevende
Libera o cancela, y deshaz cualquiera de los dos mientras las habitaciones sigan libres
Sus reservas siguen en pie cuando se cancela un grupo

03 · En recepción

Reserva a los huéspedes directo desde el bloque

Agregar reserva en la página de un grupo abre la recepción en las fechas del grupo. Las habitaciones que el grupo aparta cuentan como libres para sus huéspedes, la tarifa del grupo aparece primero y la reserva entra en la lista de huéspedes.

Una lista de huéspedes con habitaciones, personas, estado y saldo, para descargar
Quién paga: cada huésped, la habitación y los impuestos al folio maestro, o todo
Folios maestros para lo que paga el organizador

La recepción reservando a un invitado de la boda en Holuway: las habitaciones para las fechas del grupo, con las que el grupo aparta contadas como libres para su huésped. — Pantallas reales, datos de muestra

04 · La auditoría nocturna

Cierra cada fecha de negocio

La pantalla de auditoría nocturna muestra la fecha de negocio y cuándo cambia, y luego lo que la recepción todavía tiene pendiente: llegadas sin registrar, salidas que siguen alojadas, huéspedes alojados que deben dinero y huéspedes sin habitación, cada uno a un clic de su reserva. Al hacerla, reconoce el ingreso por habitación y los impuestos de la noche.

Nunca marca un no presentado, ni cobra, ni hace la salida de nadie: esas siguen siendo decisiones de la recepción
Cada noche se reconoce una vez; una segunda vez solo agrega lo que falta
No mueve dinero: los folios y los saldos quedan como están

La auditoría nocturna en Holuway: la fecha de negocio, lo que la recepción todavía tiene pendiente y las noches de habitación, el ingreso por habitación y los impuestos que reconocerá, sobre el historial de auditorías. — Pantallas reales, datos de muestra

05 · Informes

Un informe por cada noche

Cada auditoría guarda su informe: noches de habitación, ocupación, tarifa media, ingreso por habitación e impuestos, por tipo de habitación y por reserva, con lo que estaba pendiente cuando se hizo.

Imprímelo o descárgalo como hoja de cálculo
El historial de cada fecha de negocio en una sola lista

Un informe de auditoría nocturna en Holuway: noches de habitación, ocupación, tarifa media, ingreso por habitación e impuestos, por tipo de habitación y por reserva. — Pantallas reales, datos de muestra

Aún no está en Holuway

Dicho con claridad, para que puedas planear en torno a ello.

Un enlace para que los huéspedes del grupo reserven solos desde el bloque: la recepción los reserva, uno por uno o desde la lista de huéspedes.
Cargos que pasan solos al folio maestro: la instrucción de facturación se lo indica a la recepción, que mueve los cargos.
Importar una lista de huéspedes desde una hoja de cálculo: las reservas se agregan en Holuway.

Preguntas y respuestas

¿Qué plan incluye los grupos?

Stays Business, para hoteles. La auditoría nocturna forma parte de todos los planes.

¿Un grupo toma habitaciones que otros huéspedes podrían reservar?

Solo las habitaciones de su bloque, y solo hasta su fecha de liberación o hasta que lo liberes. Lo que el grupo no ha ocupado vuelve entonces solo a la venta.

¿Puedo deshacer un cambio en un grupo?

Sí. Un grupo nuevo, un cambio en su bloque, una liberación o una cancelación se pueden deshacer desde el aviso que lo confirma, siempre que las habitaciones que volvería a apartar sigan libres.

¿La auditoría nocturna cobra a los huéspedes o marca no presentados?

No. Reconoce el ingreso por habitación y los impuestos y enumera lo que la recepción todavía tiene pendiente. Cobrar, los no presentados y las salidas siguen siendo de la recepción.

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